Az elektronikus számlázás szép új világa

2025. július 1-jétől minden vállalkozás számára kötelezővé válik az elektronikus számlázás, ha áram- vagy gázszámlát fogad be. Mivel áram és gáz nélkül egyetlen vállalkozás sem működhet, ez a változás minden céget érint, függetlenül a mérettől vagy a tevékenységi körtől. Már a célegyenesben vagyunk, ezért most különösen fontos a kérdés: vajon készen állnak a hazai vállalkozások az új szabályokra?

Mit nevezünk elektronikus számlának?

Az Áfa-törvény alapján elektronikus számlának az olyan számlát tekintjük, amely az előírt adatokat tartalmazza, és elektronikus formában bocsátották ki és fogadták be. Ez a gyakorlatban például azt jelenti, hogy ha a számlát PDF-ként állítják ki és e-mailben küldik el, akkor az megfelel az elektronikus számla fogalmának. Fontos: nem az számít, hogy hogyan hozták létre a számlát, hanem az, hogy elektronikus úton továbbították-e. A NAV 2025. február 1-jén kiadott tájékoztatója is megerősíti: akár egy szkennelt papírszámla e-mailes továbbítása is elektronikus számlának minősül.

Hogyan kell kiállítani és befogadni az elektronikus számlát?

A törvény szerint az elektronikus számlának a kibocsátása pillanatától kezdve egészen a megőrzési időszak végéig biztosítani kell az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét és a számla olvashatóságát. Ezeknek a feltételeknek többféleképpen is meg lehet felelni. Használhatunk minősített elektronikus aláírást, elektronikus adatcsererendszert (EDI), vagy megfelelő üzleti ellenőrzési folyamatokat is – például amikor a számla tartalmát összevetjük a teljesített szolgáltatással, illetve az azt igazoló dokumentumokkal. Ebben az esetben az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét nem kell elektronikus adatcsererendszer vagy elektronikus aláírás útján biztosítani. Fontos hangsúlyozni, hogy az elektronikus számlázáshoz szükséges a befogadó hozzájárulása is. Ez történhet formálisan (írásos megállapodással), de akár ráutaló magatartással is – például, ha a számlát kifizeti a vállalat, az már elfogadásnak minősül. Ettől a szabálytól viszont el lehet térni, ha jogszabály másként rendelkezik és az elektronikus számlázást kötelezővé teszi egy adott ágazatban.

Mire kell figyelni az archiválásnál?

Az elektronikus számlákat mind a kibocsátónak, mind a befogadónak legalább 8 évig kell megőriznie, mégpedig elektronikus formában. Ez alatt az idő alatt a dokumentumoknak olvashatónak és értelmezhetőnek kell maradniuk, és meg kell akadályozni azok törlését, véletlen vagy szándékos megsemmisítését, módosítását, sérülését vagy az illetéktelen hozzáférést.

Ezen követelményeknek többféleképpen is eleget lehet tenni. Használhatunk zárt rendszert, amely technikailag kizárja a fájlok módosítását – ilyen esetben a szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztője írásos nyilatkozatot ad arról, hogy az archiválási megoldás megfelel a jogszabályoknak. Fontos azonban, hogy ilyenkor a vállalkozás és a szolgáltató egyetemlegesen felelős a jogszabályi megfelelésért. Lehetséges bizalmi szolgáltatót is igénybe venni, aki gondoskodik az elektronikus számla megfelelő megőrzéséről, amennyiben az adott számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással láttuk el. Továbbá lehetséges hash kód használata is. Ilyenkor egy speciális algoritmussal előállított, az adott számlához kapcsolódó kódot kell megőrizni, és ezt a NAV részére megküldeni. Ha a NAV visszaigazolja az adatfeldolgozást, azzal biztosított a számla adattartalmának védelme és az eredet hitelessége, ugyanis amennyiben utóbb változás következne be a dokumentum adattartalmában, úgy az eredeti hash kód már nem lenne megfelelő, így ez egyfajta „digitális ujjlenyomatként” is szolgál.

Mi történik, ha a cég nem tartja be ezeket a szabályokat?

Ha egy vállalkozás nem teljesíti az archiválási kötelezettségét, az adóhatóság mulasztási bírságot szabhat ki, amely akár 2 millió forint is lehet. Ugyanakkor a NAV figyelembe veszi a körülményeket, például a cég korábbi jogkövető magatartását vagy együttműködését, és ezek alapján akár el is tekinthet a bírságtól.

Szerző: Dr. Kondi Márton